La buona condotta del 18 febbraio 2019.

Guardo ai decaloghi con poca simpatia pur riconoscendone l’indiscussa popolarità. Ciononostante, dopo sei mesi di riunioni quanto meno discutibili, credo sia venuto il momento di ricordare alcune banali regole per un efficace confronto.

1. Le riunioni sono uno strumento fondamentale di democrazia: è importante che ad ogni convocazione siano chiari gli argomenti da trattare e le decisioni da prendere. Nessuna riunione può avere come scopo quella di impartire comunicazioni. Per fare ciò basta una circolare, o una mail, il sito, una cartella.
2. Le riunioni devono essere programmate per tempo. Ogni partecipante deve ricevere il materiale sul quale si dovrà lavorare almeno tre o quattro giorni prima della convocazione. Chi non è preparato adeguatamente (per colpa altrui) non potrà esprimere un parere motivato. Chi non è preparato per propria colpa, farà meglio a tacere.
3. Una buona riunione necessita di una eccellente conduzione. Dev’essere chiaro che si parla uno per volta, che non si possono interrompere i colleghi che parlano, che si è tenuti all’ascolto attivo o perlomeno al silenzio compiaciuto. Gli argomenti dovranno essere trattati uno per volta e chi interviene è tenuto a parlare del solo del punto all’ordine del giorno in discussione.
4. Chi conduce una riunione deve assolutamente evitare di palesare le sue idee, piuttosto farsi garante di una discussione aperta, leale, senza alcun pregiudizio. Nessun’idea è stupida, qualcuna è fuori fuoco.
5. Una buona riunione si fonda sulla cooperazione.
6. Una riunione ha sempre un orario di inizio ed un orario di fine. Ciò garantisce la tranquillità di chi vi partecipa. Una buona conduzione presupporrebbe l’interessamento ad eventuali problemi organizzativi di singoli partecipanti e a soluzioni condivise. Se si va oltre l’orario di fine, conviene sempre condividere con il gruppo la strategia di completamento del percorso iniziato.
7. Presidiare il luogo dove si sta lavorando. Entrare ed uscire secondo capriccio è uno dei principali motivi di fallimento delle riunioni. Quando si lavora non si può essere disturbati dal primo che chiama.
8. Una riunione si chiude facendo il punto sulle decisioni prese e su quelle che eventualmente si dovranno prendere in futuro. Chi chiude bene una riunione ha maggiori possibilità di iniziare la successiva con spirito fattivo.
9. Invia alla fine della riunione un report scritto sulle attività svolte. Servirà a creare maggiore consapevolezza delle azioni fatte e quelle da fare.
10. Ricordati di chi non era presente alla riunione. Potrebbe essere importante per la prossima.